EÜAŞ SATIN ALMA VE İHALE YÖNETMELİĞİNE GÖRE ÇIKILAN İHALELERİMİZE KATILACAK İSTEKLİLERİN DİKKATİNE!

Kurumumuzca, gerek Kamu İhale Kanunu’na göre, gerekse EÜAŞ Satın alma ve İhale Yönetmeliğine göre çıkılan ihalelerin bir kısmı, isteklilerin teklif dosyalarında ibraz ettikleri belgelerde yer alan çok basit hatalar nedeniyle iptal olabilmektedir.

İhale iptalleri, gerek Kurumumuz, gerekse istekliler açısından hem maddi kayıplara, hem de zaman ve emek kaybına yol açmaktadır.

İhale iptallerini minimuma indirerek, bu kayıpların önüne geçebilmek için, isteklilerin en başta yapmaları gereken; ihale dokümanını dikkatlice okuyup, incelemeleridir.

Bunun dışında, ihaleye teklif verirken bilinmesi ve özen gösterilmesi gereken belli başlı hususlar şunlardır:

*EÜAŞ SATIN ALMA VE İHALE YÖNETMELİĞİNE GÖRE ÇIKILAN İHALELERDE;

1) İhale dokümanının posta yoluyla satışı yapılmamaktadır. İhaleye teklif verecek olan isteklilerin, EÜAŞ kaşeli ihale dokümanını İdare’den satın alması zorunludur. Şartname bedelinin EÜAŞ’ın banka hesabına yatırılmış olması, teklif vermek için yeterli olmayıp, istekli tarafından, mutlaka ihale saatinden önce dokümanda belirtilen adrese gelinerek, doküman satın alma formunun doldurulup, imzalanması gerekmektedir. İhaleye teklif veren isteklilerin ihale saatinden önce dokümanı satın alıp almadıkları kontrol edilmekte olup, doküman satın almadan teklif veren isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılmaktadır.

Ayrıca ihale dokümanı e-posta yoluyla da alınabilir.

İhaleye teklif verilebilmesi için, ihale saatinden önce İdaremizden ihale dokümanının satın alınması zorunludur.

İstekli olabilecek firmaların dokümanda yer alan IBAN numarasına doküman bedelini havale/EFT ettiklerine dair dekontu faks veya e-posta ile İdare’ye ulaştırmaları durumunda, ihale dokümanı, isteklinin e-posta adresine gönderilecektir.

İhale dokümanı ile birlikte gönderilen “ihale dokümanı satın alındı formu”nun istekli tarafından doldurulup imzalanarak faks veya e-posta ile İdare’ye ulaştırılması durumunda, ihale dokümanı satın alma prosedürü tamamlanmış olacaktır.

2) Teklifler, ihalenin yapılacağı gün ve saate kadar İdare’ye verilebileceği gibi, iadeli taahhütlü posta aracılığıyla da gönderilebilir. Ancak, ihale saatine kadar İdare’ye ulaşmayan teklifler, değerlendirmeye alınmaz.

3) İhalelerin ilk oturumunda, önce, isteklilerin İdare’ye vermiş oldukları teklif zarfları incelenmektedir. Teklif zarfının üzerine, isteklinin adı soyadı veya ticaret unvanı, tebligata esas açık adresi, teklifin hangi işe ait olduğu ve EÜAŞ’ın açık adresi yazılmış olmalı; zarfın yapıştırılan yeri istekli tarafından imzalanarak mühürlenmiş, ya da kaşelenmiş olmalıdır.

4) İhale dokümanının “İhaleye Katılmaya İlişkin Hususlar” başlıklı II. bölümünde, ihaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri sayılmakta olup; teklif zarfına konulacak olan bu belgelerin, dokümanın “Belgelerin Sunuluş Şekli” başlıklı maddesinde yer alan şartlara uygun olarak hazırlanmış olması gerekmektedir.

İstekliler, kendilerinden talep edilen, Türkçe olarak sundukları belgelerin ya asıllarını, ya noter onaylı suretlerini, ya da “İdarece aslı görülmüştür” kaşeli ve imzalı suretlerini ibraz edeceklerdir.

Ancak, isteklilerden talep edilen belgelerden, Türkiye’deki kamu kuruluşlarının veya kamu kuruluşu statüsündeki meslek/tüzel kuruluşlarının resmi internet sitelerinden teyidi yapılabilen belgeler tasdik işleminden muaf olup, bu belgeler fotokopi nüsha şeklinde sunulabilir. Söz konusu belgelerin üzerinde, bu internet sitelerinden teyidinin yapılabilmesini sağlayacak barkod veya benzeri kod, ayırt edici numara bilgilerinin yer alması zorunlu olup, ayırt edici ibarelerin yer almaması nedeniyle teyit sorgusu yapılamayan fotokopi belgeler geçersiz kabul edilerek, ilgili teklif değerlendirme dışı bırakılacaktır. Teyit işlemi yapılamayan belgeler hiçbir suretle bilgi/belge eksikliği kapsamında tamamlatılamaz. 

5) Teklif ve ödemelerde geçerli para birimi bilgisi, ihale dokümanında yer almaktadır. İsteklilerin teklif verdikleri döviz cinsi ile geçici teminat mektuplarında yer alan veya nakit yatırdıkları tutarın döviz cinsi aynı olmak zorundadır.

6) İhale iptallerinin birçoğu, teklif mektuplarının şekli ve/veya içeriği ile ilgilidir. Teklif mektubunun mutlaka, ihale dokümanının ekinde yer alan standart form ile ( götürü bedel ya da birim fiyatlı oluşuna göre) birebir aynı olarak düzenlenmesi gerekmektedir.

Teklif edilen bedelin rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak açıkça yazılması, mektubun, ad- soyad ve ticaret unvanı yazılmak suretiyle teklif vermeye yetkili kişilerce imzalanmış olması, eğer ihaleye ortak girişim olarak katılınıyor ise, teklif mektubunun ortaklardan her biri veya yetki verdikleri kişiler tarafından imzalanması gerekmektedir.

Tekliflerin geçerlilik süresinin, ihale tarihinden itibaren dokümanda belirtilen süre kadar taahhüt edilmiş olmasına dikkat edilmelidir.

7) En çok karşılaşılan ihale iptal nedenlerinden birisi de, isteklilerin sunduğu geçersiz geçici teminat mektuplarıdır. Mektupların bankalara, mutlaka ihale dokümanının ekinde yer alan standart form ile birebir aynı olarak düzenletilmesi gerekmektedir. (İhaleye KİK’e göre mi,  EÜAŞ Satın alma ve İhale Yönetmeliğine göre mi çıkıldığına dikkat edilmelidir.) Kamu İhale Kurumunun yapmış olduğu, 30.09.2020 tarih, 31260 sayılı Resmi Gazete’de yayınlanarak yürürlüğe giren değişiklikle, geçici teminat mektubu standart formlarının sonuna, “Bu teminat mektubu (bu kefalet senedi) her ne suretle olursa olsun haczedilemez ve üzerine ihtiyati tedbir konulamaz” cümlesi eklenmiş olup; bu koşul, sözleşme imzalandıktan sonra verilecek olan kesin teminat mektubu ve varsa avans teminat mektupları için de geçerlidir.

Mektubun tutarı, isteklinin teklif ettiği bedelin minimum % 3’üne karşılık gelmeli ve geçerlilik tarihinin,(vade sonu) teklif geçerlilik süresinden en az 30 gün daha uzun olmasına dikkat edilmelidir. 

Teklifin döviz cinsi ile düzenlenen teminat mektubunun, ya da nakit olarak EÜAŞ’ın banka hesabına yatırılan tutarın döviz cinsi aynı olmalıdır. 

Nakit yatırılan teminatların İdaremiz hesaplarına, ihale saatinden sonra geçmiş olması halinde, teminat yatırılmamış sayılacak ve isteklinin teklifi değerlendirme dışı bırakılacaktır.

Yabancı para cinsinden düzenletilmiş teminat mektuplarının sonunda, “İşbu teminat mektubunun tazmini halinde; mektup tutarı tazmin tarihinde geçerli TCMB döviz satış kuru üzerinden ödenecektir.” ibaresi yer almalıdır. Bu ibarenin yer almadığı ya da başka bir karşı şarta yer verilen teminat mektupları geçersiz sayılacak ve isteklinin teklifi değerlendirme dışı bırakılacaktır.

8) İstekliler tekliflerini vermeden önce teklif mektubu ekindeki fiyat cetvellerinde aritmetik hata bulunup bulunmadığını kontrol etmelidirler.

9) İhale dokümanında iş deneyim belgesi istenmesi halinde, isteklinin ibraz edeceği iş deneyim belgesinde yer alan mal ya da hizmet temini işi bir kamu kuruluşuna yapılmış ise, Doküman ekinde verilen KİK’in standart “İş Deneyim Belgesi” formu kullanılacaktır. Eğer özel sektöre yapılmış bir iş ise, o işe ilişkin taraflar arasında imzalanmış olan sözleşme ile fatura örnekleri veya bu örneklerin noter veya TÜRMOB kaşeli suretleri ile sözleşmeye ait damga vergisinin ihale ilan tarihi /ihaleye davet tarihi itibarıyla ödendiğine ilişkin belgeler,  ayrıca personel çalıştırılan bir iş ise o işe ait sözleşme kapsamında personel çalıştırıldığını gösteren  SGK internet sayfası üzerinden düzenlenmiş ve İdarece teyidi yapılabilen belgeler sunulacaktır. Bu sözleşme ve faturaların da aslının veya noter onaylı suretinin veya İdaremizce aslı görülmüştür onayı yapılmış nüshalarının sunulması gerekmektedir. Belgeler yabancı dilde düzenlenmiş ise, ihale dokümanındaki “Belgelerin Sunuluş Şekli” başlıklı maddesinde yer alan, yukarıda özetlenmiş olan şartlara uygun olarak hazırlanmış olmaları gerekir.  

10) İhale üzerinde bırakılan isteklinin, ihale tarihi itibarıyla, Türkiye’nin veya kendi ülkesinin mevzuat hükümleri uyarınca kesinleşmiş vergi borcu ve/veya sosyal güvenlik prim borcu olmaması gereklidir. Aksi takdirde, bu durumda olan istekli ile sözleşme imzalanmayacağı gibi, ihaleye katılabilmek için yatırmış olduğu geçici teminatı da hesaplarımıza gelir kaydedilecektir. Ancak, isteklinin vergi borcunu ve/veya sosyal güvenlik prim borcunu yapılandırmış olması ve taksitlerini düzenli olarak ödediğini belgelemesi halinde borcu olmadığı kabul edilecektir.

11) AÇIK EKSİLTME

Açık ihale yöntemiyle gerçekleştirilen 3-g ihalelerinde, açık eksiltme uygulaması mevcuttur.

Açık eksiltme; istenilen mal veya hizmetin önceden bildirilen veya ilan edilen esaslara ve şartnamesinde yazılı şartlara uygun istekliler arasında, birbirini izleyen tekliflerle uygun fiyatın belli olması üzerine, en uygun teklifte bulunana ihalesidir.

- Açık eksiltmeye, kapalı zarfla geçerli teklif vermiş firmalar ile devam edilir.

- Açık eksiltme, en düşük fiyat üzerinden “üç tur” olarak yapılır.

-Açık eksiltmeye katılacak isteklilerin ihale saatinde ihale salonunda hazır bulunmaları zorunludur.

- Kapalı zarf ile geçerli teklif sunmuş fakat ihaleye fiziki olarak iştirak etmemiş isteklilerin teklifleri, nihai teklifleri olarak değerlendirmeye alınır.

- İhale komisyonu eksiltme oturumunu teklif açma oturumuna ara vermeden başlatabileceği gibi, teklif sayısının fazlalığı, ihaleye konu işin çok kalemden oluşması, değerlendirme süresinin uzun olması, araştırılması gereken hususların ortaya çıkması gibi nedenlerle aynı gün içinde başka bir saatte veya mümkün olan en kısa sürede yapabilir. Böyle bir durumda hazırlanan tutanak teklif açma oturumu bitiminde katılımcı isteklilere imzalatılarak belirlenen saatte eksiltme yapılması için bir kez daha toplanılmasına karar verilir. İhaleye fiziki olarak katılmamış isteklilerin ilk teklifleri nihai teklif olarak kabul edilecek, kendilerine eksiltme daveti yapılmayacaktır. Eksiltme oturumuna katılabilmek için geçerli teklif vermiş olmak ve ihale saatinde ihale salonunda hazır bulunmak temel şartlardır.

- Komisyon, açık eksiltme turları sonucunda kalan firmalardan, yazılı nihai tekliflerini alır ve ihaleyi sonuçlandırır. Açık eksiltme yapılırken, her tur sonunda çekilmek isteyen istekli o tur için düzenlenmiş çekilme tutanağını imzalayarak çekilme hakkına sahiptir.

- İsteklilerin birinci tur eksiltme teklif tutarı, ilk oturumdaki tekliflerin en düşüğünden daha düşük, yine diğer turlarda da bir önceki turun en düşük teklifinden daha düşük olmak zorundadır. Bir önceki teklifinin aynısını sunmuş olan veya bir önceki tekliflerin en düşüğünün aynısını sunmuş olan isteklinin teklifi değerlendirmeye alınmaz ve eksiltmeden çekilmiş olduğu kabul edilerek, önceki teklifi son resmi teklifi olarak işleme alınır. “Eksiltme” ile kastedilen, bir önceki bütün tekliflerin en düşük olanından sayısal olarak daha düşük bir teklif sunulması durumudur.

- Yerli malı belgesi sunan isteklilere, bütün eksiltme turlarının tamamlanması sonucu oluşan nihai teklif tutarları dikkate alınarak ilgili mevzuatı gereği yerli malı avantajı uygulanacaktır. Bu nedenle hangi isteklilerin yerli malı belgesi sunduğu bilgisi bu belgelerin ilgili sorgulamalarının yapılarak geçerli olduklarının tespitinden sonra komisyon kararında ayrıntılı olarak belirtilecektir. İhale eksiltme turları sırasında yerli malı belgeleri ile ilgili herhangi bir değerlendirme veya açıklama yapılmayacaktır. 

- Eksiltme tamamlandıktan sonra, isteklilerden bir veya birden fazlasının, eksiltmeden önceki safhada teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasını gerektiren bir eksiklik veya hatasının ortaya çıkması durumunda, söz konusu teklif sahibi/sahipleri eksiltme oturumuna katılmış olsa dahi, teklifleri değerlendirme dışı bırakılır. Bu durumda ihaleyi kazanan istekli, yarıştığı rakibinin teklifinin baştan geçersiz olması durumunu gerekçe göstererek itirazda bulunamaz.

*ANLAŞILMAYAN HUSUSLAR İLE İLGİLİ OLARAK;

SATIN ALMA VE MALZEME YÖNETİMİ DAİRE BAŞKANLIĞI

*İÇ SATIN ALMA MÜDÜRLÜĞÜ ve

*DIŞ SATIN ALMA MÜDÜRLÜĞÜNCE ÇIKILAN İHALELER İÇİN İRTİBAT KİŞİ VE TELEFON NUMARALARI AŞAĞIDAKİ GİBİDİR: 

İÇ SATIN ALMA MÜDÜRLÜĞÜ

Vecdi YILMAZ (Şube Müdürü) 295 54 45

Neslihan KIZMAZ(Müdür Yrd.) 295 50 00/21239

Gültekin BOZDAĞ(Müdür Yrd.) 295 50 00/21237

Sevinç AKKAYA(Müdür Yrd.) 295 50 00/21243

DIŞ SATIN ALMA MÜDÜRLÜĞÜ

Belgin NERGİZ (Şube Müdürü) 295 54 44

Mustafa BOZYİĞİT(Müdür Yrd.) 295 50 00/21224